Jeżeli prowadzisz własną działalność gospodarczą, to doskonale zdajesz sobie sprawę z obowiązku wystawiania właściwych faktur sprzedaży jak i przyjmowania faktur dokumentujących Twoje zakupy. Każdy z tych dwóch typów faktur ma swoje przeznaczenie – przy czym w przypadku drugiego rodzaju takie faktury możesz wykorzystać i wliczyć do kosztów podatkowych powiązanych z prowadzeniem Twojej działalności. Zdarzają się jednak przypadki, kiedy na fakturach… pojawiają się błędy. Co zrobić w takiej sytuacji?
Nota korygująca rozwiązaniem dla błędnie wystawionej faktury
Nota korygująca jest wyjściem, które skutecznie pozwala uniknąć konsekwencji za wpadki wynikłe z powodu błędnego wystawienia faktury. Taki dokument nie podlega księgowaniu, ale jest formalnością, która koryguje błędy w fakturze wystawionej w przeszłości. Może zostać wystawiona tylko i wyłącznie przez odbiorcę pierwotnego dokumentu. Jednakże, choć należy do jednej z metod korekty wadliwej faktury, nie zawsze możemy ją wystawić. Są sytuacje, w których zamiast noty, będzie trzeba wystawić od nowa dokument faktura korygująca.
Kiedy należy wystawić notę korygującą?
Noty korygujące można wystawić, jeśli błędy w fakturze będą dotyczyć źle wpisanego adresu podmiotu będącego nabywcą, bądź sprzedawcy. Podobne zastosowanie będzie miał niewłaściwie wpisany NIP. Inne elementy opisowe, takie jak błędnie podana data sprzedaży, odbioru czy nawet termin płatności również kwalifikują korektę do formy noty korygującej. Jeżeli faktura dotyczy zakupu paliwa i to numer rejestracyjny pojazdu został niewłaściwie podany – ten również skorygujemy za pomocą noty. Ponadto, wszelkie złe oznaczenia towarów i usług również kwalifikują korektę do formy noty korygującej – jednym słowem, podlegają jej wszystkie błędy wynikające z niewłaściwego opisania elementów faktury.
Kiedy należy wystawić fakturę korygującą?
Fakturę korygującą wystawia się w przypadku zaistnienia błędów o większym znaczeniu dla sprzedawcy lub nabywcy. Błędy te dotyczyć mogą jednostek miary i ilości towarów bądź wykonanych usług, upustu bądź zniżki, zwrotu towaru lub choćby częściowej zapłaty, błędów rachunkowych, takich jak pomyłki w naliczeniu odpowiedniej stawki VAT, uwzględnieniu złej wartości towaru bądź usługi. Zatem, podsumowując, fakturę korygującą wystawimy wtedy, kiedy wkradnie się błąd lub uchybienie powiązane z zakresem finansowym oraz bezpośrednio kosztami prowadzenia naszej działalności gospodarczej.
Jak poprawnie wystawić notę lub fakturę korygującą?
Zwłaszcza wtedy, kiedy do czynienia z taką sytuacją mamy po raz pierwszy, przydatne okażą się formularze online. Wzory druków pozwalają na upewnienie się, że do pomyłki następnym razem nie dojdzie, a sprytne i zaawansowane programy pozwolą wyłapać wszystkie niuanse towarzyszące próbie skorygowania wadliwej faktury. Obecnie na rynku nie brakuje programów, które w znaczny sposób ułatwiają życie przeciętnego Kowalskiego przedsiębiorcy lub świetnie współgrają z pracą księgowych, jeśli to oni zajmują się fakturowaniem przedsiębiorstwa. Aby faktura lub nota korygująca została zaakceptowana, warto skorzystać z wiarygodnych wzorców, które są przejrzyste i czytelne zwłaszcza dla odbiorcy. Dokumenty korygujące powinny zostać sporządzone w dwóch kopiach – dla tego, kto je stworzył i dla odbiorcy, jeżeli w grę wchodzi przesyłanie dokumentów pocztą tradycyjną. Odbiorca takiego dokumentu musi je podpisać, i jedną z nich przesłać do adresata, żeby formalnościom stało się zadość.
Najnowsze komentarze