Outsourcing traktujemy jako umowę, w której jedna firma zatrudnia inną firmę jako odpowiedzialną za planowaną lub istniejącą działalność, która jest lub może być wykonana przez przekazanie jej innym podmiotom. Bardzo często wykorzystywana jest przy świadczeniu usług na przykład informatycznych czy związanych z respektowaniem RODO.
Istota RODO w firmie jest poważnie niedoceniana
Wydaje się, że aktualnie wpływ RODO na prowadzenie firmy jest często mocno niedoceniany. Co jakiś czas słyszymy o poważnych naruszeniach danych, pewne informacje zostają ujawnione i wywołują tym niemałe zamieszanie. Niekiedy ujawnione dane są bardzo istotne jak na przykład bazy danych kart kredytowych czy innych danych bankowych. Wpływ na życie biznesowe i prywatne każdej pojedynczej osoby jest ogromny jeśli zostaną ujawnione jej informacje poufne lub wrażliwe. UE stworzyła dokument nazywany RODO, aby zapewnić lepszą ochronę obywatelom i ułatwić organizacjom oraz rządom podejmowanie decyzji, w jaki sposób powinni chronić informacje, które do nich trafiają np. od ich klientów czy pracowników. Dokument ten zawiera jasno określone przepisy i regulacje w dziedzinie ochrony danych. To właśnie z stąd wynika obowiązek, że ma być wyznaczony Inspektor Ochrony Danych w każdej firmie i organizacji. Ma to zastosowanie do wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej.
Dla wielu firm nie jest łatwym zadaniem samodzielnie dopilnować wszystkich obowiązków jakich wymaga wdrożenie RODO. Stąd też bardzo popularne jest aktualnie, aby zadanie zarządzania danymi kierować do zatrudnianych z zewnątrz firm. W związku z bardzo dużym doświadczeniem w świadczeniu tych usług mogą one dużo lepiej zadbać o dane przechowywanie przez firmę dla której pracują. Inspektor ochrony danych outsourcing to wciąż bardzo mocno rozwijający się rynek, który może bardzo wiele zaoferować zarówno działającym od lat firmom, jak i tym nowo powstałym.
Unia Europejska stanęła na wysokości zadania
Wszystkie ustalenia RODO dokładnie pokazują jak poważnie Unia Europejska traktuje swoją międzynarodową rolę w dziedzinie przepisów dotyczących prywatności. Wprowadzenie tego dokumentu umożliwia zapewnienie obywatelom kontroli nad ich własnymi danymi osobowymi w celu jeszcze lepszej ochrony ich prywatności. Przepisy RODO mają zastosowanie do wszystkich możliwych firm i organizacji, które są zlokalizowane lub świadczą usługi w krajach europejskich. Prawo to dotyczy dosłownie wszystkich danych, które można powiązać z tożsamością danej osoby. Zaczynając od wypełnionych przez nią formularzy kontaktowych i treści e-maili, po nagrania z kamer bezpieczeństwa i bazy danych z CV oraz danymi klientów.
Wiele firm jeszcze przed wprowadzeniem RODO przestrzegała tych praw i regulacji. Pozostałe musiały w dość szybkim czasie zapoznać się z dokumentem i postarać wprowadzić nowe metody zarządzania danymi w swoim biznesie. Niemniej jednak nadal istnieje wiele pytań dotyczących wpływu, rodzaju danych i innych ważnych zagadnień.
Główną rolą RODO jest ochrona danych osobowych, która nakazuje firmom odpowiednią ochronę danych osobowych w sposób możliwy do udowodnienia. Oznacza to, że bazy danych zawierające dane muszą być wystarczająco zabezpieczone, aby odpowiednio chronić zawarte w nich dane. Witryny, które przechowują dane osobowe a na przykład nie mają certyfikatu SSL już narażają dane swoich klientów i pracowników.
Firmy mają za zadanie w pierwszej kolejności wyraźnie określić, które informacje są przez nie przechowywane lub przetwarzane. Następnie kto jest ich właścicielem, gdzie są one przechowywane oraz dokładnie w jaki sposób są zabezpieczone.
Dodatkowo musi istnieć jasna podstawa prawna przetwarzania danych osobowych. Zdecydowanie żadnym organizacjom nie wolno już po prostu zbierać i wykorzystywać wszelkiego rodzaju danych bez jasno określonego celu. Osoby, w których dane są magazynowane mają prawo do wglądu i ich usuwania.
Prawa osób, których dane są gromadzone
Z jednej strony ludzie mają możliwość sprawdzenia, które dane zostały zapisane cyfrowo i jak są one zabezpieczone, z drugiej strony mają prawo do usunięcia wszystkich tych danych. Istnieją też regulacje dotyczące przenoszenia danych lub możliwość przeniesienia swoich danych w inne miejsce, co aktualny właściciel informacji o nas ma nam umożliwić.
Wszelkie naruszenia i wysyłki należy zgłaszać do odpowiednich jednostek w jak najszybszym czasie.
Naruszenie RODO
Firma, która naruszy ustalenia zawarte w dokumencie UE, zdecydowanie pogarsza obraz odbioru swojej działalności w oczach aktualnych klientów, ale też tych przyszłych. Stąd tak istotne jest przestrzeganie obowiązujących praw. Stąd też należy obchodzić się z danymi osobowymi świadomie, informować wszystkie osoby, które mają z nimi kontakt, o zagrożeniach związanych z wyciekami, starać się zminimalizować ryzyko wycieku, prosić o zgodę na przechowywanie, przechowywać dane osobno i wysyłać dane osobowe do innych organizacji tylko wtedy, gdy jest to bezwzględnie konieczne.
Najnowsze komentarze